Newsletter N°3 – Success Story : Mise à jour d’un outil de gestion de portefeuille
La genèse du projet
L’actualisation de l’outil de gestion de portefeuille de la section Banque Privée d’une grande banque française.
Dans le cadre de la modernisation de son système d’informations, et afin de préparer les développements commerciaux à venir, notre client nous a confié la mise à jour de son outil de gestion de portefeuilles. La nouvelle version du progiciel devait répondre à plusieurs objectifs : permettre non seulement d’absorber des volumes plus conséquents, mais également servir de base pour l’implémentation de nouvelles fonctionnalités. La place centrale de cet outil et ses liens multiples avec les différents partenaires (brokers, dépositaires, assureurs, référentiels externes…) ont renforcé l’aspect stratégique du projet.
Notre intervention
Le projet a débuté en avril 2018 par une phase de cadrage pour permettre d’en poser les fondations. Au cours de cette première étape, nous avons mis en place une équipe ayant un savoir-faire en migration et en conduite de projet pour accompagner notre client dans sa réflexion. Un dossier de choix lui a été présenté, regroupant les éléments budgétaires, les éléments de plannings, les stratégies de migration possibles ainsi que les risques identifiés. Il prenait également en compte l’enjeu du projet : réussir cette mise à jour le plus rapidement possible afin que cet outil de gestion ne soit pas perçu comme un frein au développement commercial de la Société de Gestion.
Le projet a ensuite été officiellement lancé sur les bases présentées, et notre équipe s’est renforcée pour passer de 2 à 6 personnes. Cela a permis de couvrir tout le périmètre nécessaire à la réussite du projet, avec des profils complémentaires tels qu’architecte, business analysts, et chef de projets. Cette équipe a pris à sa charge différentes composantes du projet : organisation de la recette, définition de l’architecture fonctionnelle, adaptation des briques logicielles, mise en place de la gouvernance et pilotage. La très bonne connaissance du contexte technique et métier des équipes de BIA et Alteam Consulting a été un atout apprécié par le client.
Les 18 premiers mois du projet ont amené, comme bien souvent, de nouveaux défis. Durant toutes ces semaines, il était donc important de se concentrer sur l’objectif à atteindre, et de prendre rapidement les décisions nécessaires pour ne pas mettre en risque la finalité du projet. L’ensemble de l’équipe projet (équipes informatiques, fonctionnelles et métiers) a fait preuve d’une grande cohésion pour gérer les priorités et apporter des réponses aux difficultés rencontrées. La gouvernance mise en place a permis un suivi régulier de l’avancement des travaux et un bon niveau de communication entre l’ensemble des intervenants.
La migration a eu lieu en novembre 2019. Cette étape, réalisée un week-end entier, a été franchie avec succès grâce à deux facteurs clés. Tout d’abord, des répétitions avaient été réalisées pour que la migration s’effectue dans les meilleures conditions possibles. Mais également, les équipes ont développé une synergie au fil du temps, essentielle pour travailler ensemble dans un climat de confiance.
L’accompagnement des métiers au lendemain de la migration constitue une étape cruciale. Il est indispensable d’être présent pour les utilisateurs dans la conduite du changement afin qu’ils soient accompagnés, écoutés et rassurés. Sur cet aspect également, les équipes de BIA et Alteam Consulting ont su répondre aux attentes du client.
Le bilan
Les projets de cette taille, c’est-à-dire plusieurs milliers de jours, sont très formateurs. La cohésion nécessaire pour leurs réussites perdure au-delà de la vie du projet. « Je suis certain que les collaborateurs qui ont travaillé ensemble sur la réussite de ce projet ont tissé des liens solides qui faciliteront leurs échanges futurs » Olivier Battini, Associé Wealth & Asset Management.
Le fait de disposer d’une équipe de spécialistes du même cabinet facilite la mise en place d’une relation de confiance entre les intervenants du projet.
Le client est satisfait des travaux menés, et nous aussi ! Le projet est bien arrivé à l’heure…
La deuxième étape est maintenant lancée. Elle consiste à quitter le mode projet pour mettre en place une organisation capable d’assurer le bon fonctionnement de la plateforme de gestion : support, évolutions et projets.